Die gute Nachricht vorweg: Ein Dienstplan kann heutzutage schnell und einfach mit einer Software erstellt werden. Die digitale Variante hält dabei zahlreiche Vorteile bereit. Denn Führungskräfte reduzieren das Fehlerpotenzial, indem sie praktische Tools nutzen und auf eine Zettelwirtschaft verzichten. Insbesondere bei einer großen Belegschaft verlieren sie zu keinem Zeitpunkt den Überblick über die Arbeitszeiten, Arbeitsbereiche und Abwesenheiten der Mitarbeiter eines Unternehmens.
Aber warum ist ein Dienstplan überhaupt wichtig? Was zeichnet einen optimalen Dienstplan aus? Und wie erstellt man einen Schichtplan am besten?
Warum ist ein Dienstplan wichtig?
In einem Unternehmen ist ein Punkt von zentraler Bedeutung: Der Betrieb muss reibungslos ablaufen. Fehlen Mitarbeiter und stehen keine Angestellten als Ersatz zur Verfügung, werden die Arbeitsabläufe gestört. Unter Umständen kann dies zu einem Produktionsausfall führen und die Wettbewerbsfähigkeit des Arbeitgebers einschränken.
Mithilfe eines Dienstplanes organisieren Abteilungsleiter und Teamleiter den Arbeitstag und teilen Mitarbeiter entsprechend ein. Dafür weisen sie diesen bestimmte Aufgaben zu. Dienstpläne sind also unerlässlich für ein Unternehmen. Denn ohne Struktur würden die Angestellten keinen Überblick darüber erhalten, in welchen Abteilungen und an welchen Geräten sie beispielsweise benötigt werden.
Ein Dienstplan berücksichtigt auch Abwesenheiten von Angestellten. Dabei kann es sich zum Beispiel um Urlaube, Ausfallzeiten durch Erkrankungen oder Elternzeit handeln. Mithilfe des Plans stellen die Führungskräfte sicher, dass andere Mitarbeiter als Vertretung fungieren. Das bedeutet: Ein Dienstplan dient dazu, die Arbeitsstruktur zu verbessern.
Mitarbeiter erhalten obendrein einen übersichtlichen Überblick über ihre Arbeitszeiten und Aufgaben, können ihre Arbeit besser planen und Verpflichtungen in der Freizeit an die Arbeitszeiten anpassen. Zudem steigern Dienstpläne die Produktivität der Angestellten. Denn ein durchdachter Dienstplan schützt vor Überforderung und Stress. Jeder Mitarbeiter weiß, zu welcher Zeit seine Schicht beginnt und wann diese endet.
Gleichzeitig kann ein gut geführter Dienstplan die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen und folglich dazu beitragen, dass sich Angestellte langfristig an ein Unternehmen binden. Der Grund: Sind Mitarbeiter mit der Planung einverstanden, profitiert das Arbeitsklima. Die Mitarbeiter sind glücklicher und fühlen sich wertgeschätzt. Die Motivation steigt und die Belegschaft identifiziert sich stärker mit ihrem Arbeitgeber.
Ein weiterer Vorteil des Dienstplanes liegt auf der Hand: Dienstpläne tragen zur Planbarkeit der Ressourcen bei und optimieren Arbeitsabläufe. So kann das Unternehmen selbst in Auftragsspitzen dafür sorgen, dass die Prozesse wie gewünscht ablaufen und festgelegte Tagesziele erreicht werden. Ausfälle und Verzögerungen gehören der Vergangenheit an.
Um online Dienstpläne erstellen zu können, nutzen Unternehmen spezielle Software zur Schichtplanung. Die Tools verbessern die Ressourcennutzung und ermöglichen eine automatisierte Dienstplanerstellung.
Was macht einen guten Dienstplan aus?
Ein guter Dienstplan orientiert sich an den rechtlichen Bestimmungen. Dabei gilt: Der Arbeitgeber hat die Interessen der Arbeitnehmer zu berücksichtigen. Deswegen verfügt auch der Betriebsrat über ein Mitspracherecht.
Die Grundlage für jeden Dienstplan bieten die länderspezifischen Arbeitszeitgesetze. So ist insbesondere genau geregelt, wie viele Stunden ein Arbeitnehmer in Deutschland pro Tag arbeiten darf. Auch die Mindestlänge der Ruhepausen und Regelungen für spezielle Gruppen wie Minderjährige oder Schwangere sind vorgegeben.
Des Weiteren ist zu berücksichtigen: Ein Dienstplan muss nachvollziehbar ausfallen. Führungskräfte, die die Schichtplanung übernehmen, sollten außerdem auf Fairness setzen. So sollten an Samstagen beispielsweise nicht immer dieselben Mitarbeiter eingesetzt werden, während andere Angestellte sich durchgängig an freien Wochenenden erfreuen.
Änderungen dürfen nachträglich erfolgen. Allerdings müssen diese gekennzeichnet werden. Überdies müssen Führungskräfte die Dienstpläne rechtzeitig bekannt geben und an Angestellte im neuen Gerwerbeareal weiterleiten. Gleiches gilt bei Änderungen wie dem spontanen Einsatz eines Mitarbeiters aufgrund eines Krankheitsfalls eines anderen Angestellten.
5 Tipps für die Erstellung eines Dienstplanes
Keine Frage: Wer zum ersten Mal einen Dienstplan erstellt, begreift die Schichtplanung als Herausforderung. Doch auch erfahrene Führungskräfte können bei der Dienstplanerstellung an ihre Grenzen geraten. Denn um die Bedürfnisse des Unternehmens und der Mitarbeiter zu erfüllen, bedarf es Empathie und Selbstdisziplin.
Wir erklären, worauf Führungskräfte bei der Erstellung eines Dienstplanes ferner achten sollten!
Tipp 1: Informationen im Dienstplan
Vor der Erstellung eines Dienstplanes sollten Zuständige alle notwendigen Informationen zu Arbeitszeitregelungen, Schichtplänen, aktuellen Arbeitslasten, individuellen Verfügbarkeiten und den Bedürfnissen der Mitarbeiter sammeln. Sind Auftragsspitzen zu bewältigen? Fallen bestimmte Mitarbeiter an diversen Wochentagen aus?
In der Planungsphase erstellen Führungskräfte im ersten Schritt Mitarbeiterprofile für jeden Angestellten. Diese sollten alle notwendigen Informationen über die Belegschaft erhalten, die für die Schichtplanung benötigt werden.
Tipp 2: gesetzliche Vorschriften und betriebsinterne Regelungen
Gesetzliche Vorschriften und Ruhezeiten sind unbedingt zu beachten. So müssen Führungskräfte sicherstellen, dass Mitarbeiter unter anderem eine Pause von mindestens 30 Minuten realisieren, wenn diese mindestens 6 Stunden am Tag arbeiten. Dies soll sicherstellen, dass Arbeitnehmer sich nicht überlasten und effektiv arbeiten können.
Auch der Arbeitgeber kann gewisse Vorschriften bereithalten. Diese sollten ebenfalls Berücksichtigung finden.
Tipp 3: Präferenzen festlegen
Manche Mitarbeiter äußern Schichtwünsche oder arbeiten an bestimmten Wochentagen nicht. Andere wiederum gehen einer Teilzeitbeschäftigung nach und stehen nicht zu jeder Uhrzeit zur Verfügung. Ein guter Dienstplan berücksichtigt die Präferenzen der Mitarbeiter. Dies ist zwar nicht in jedem Fall möglich, sollte jedoch Priorität haben.
Ein Tipp: Neben den Wünschen der Belegschaft ist es wichtig, die Qualifikationen der Mitarbeiter zu kennen. Auf dieser Basis können die Angestellten gemäß ihrem Fachwissen eingesetzt werden. So fühlt sich niemand über- oder unterfordert.
Tipp 4: eine Planungsmethode wählen
Um einen Dienstplan zu erstellen, können diverse Methoden angewendet werden. Früher wurden die Pläne häufig in Excel erstellt. Die Gefahr: Hier schleichen sich häufig Tippfehler ein. Denn alle Angaben müssen händisch getätigt werden. Softwares erleichtern diesen Vorgang heute und ermöglichen automatisierte Dienstplanerstellung.
Die Folge: Die Fehler werden reduziert und der Arbeitsaufwand sinkt. Führungskräfte werden entlastet und können sich wichtigeren Aufgaben widmen.
Tipp 5: Probleme im Vorfeld eliminieren
Jeder Dienstplan sollte getestet werden, bevor dieser ausgehändigt und veröffentlicht wird. So lassen sich kleine Fehler vermeiden. Außerdem wird sichergestellt, dass der Plan den Anforderungen des Unternehmens und der Belegschaft gerecht wird. Eine Software bietet die Chance, den erstellten Dienstplan zu prüfen.
Das Fazit – den Dienstplan mit der Software erstellen
Dienstpläne mit Zettel und Stift gehören der Vergangenheit an. Denn Führungskräfte profitieren heute von der Möglichkeit, praktische Softwares für die Dienstplanerstellung und Schichtplanung einzusetzen. Die Tools ermöglichen eine automatisierte Planung, minimieren das Fehlerpotenzial und stellen sicher, dass die Dienstpläne optimal ausfallen.
Bei der Erstellung eines Dienstplanes sollten Führungskräfte insbesondere die Wünsche der Mitarbeiter, die Qualifikationen des Personals und die Unternehmensziele berücksichtigen. Ein guter Dienstplan trägt dann dazu bei, dass Produktionsabläufe wie gewünscht realisiert werden können und Störungen selten auftreten.